ไขข้อสงสัย สลิปเงินเดือนคืออะไร ใช้ทำอะไรได้บ้าง ?

สลิปเงินเดือน สลิปเงินเดือนพนักงาน หรือ เปย์สลิป (Payslip) คือเอกสารที่บริษัททำการออกให้กับพนักงาน เพื่อระบุข้อมูลเกี่ยวกับค่าแรงในแต่ละเดือน โดยนอกจากค่าแรงแล้วอาจมีการแจกแจงรายละเอียดค่าใช้จ่ายในส่วนอื่นๆ เช่น ค่าทำงานล่วงเวลา (OT) ค่าโทรศัพท์ ค่าเดินทาง ฯลฯ และมีการหักค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าประกันสังคม เป็นต้น โดยจะเป็นข้อมูลของรายได้สุทธิที่พนักงานจะได้รับในเดือนนั้นๆ นั่นเอง ในหลายๆ ที่ ฝ่ายบุคคล หรือ HR (Human Resource) มักเป็นผู้ทำหน้าที่ในการแจกจ่ายสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานในซองปิดผนึก เพราะถือว่าเป็นข้อมูลที่เป็นความลับของพนักงานแต่ละคน

เมื่อก่อน สลิปเงินเดือนนั้นจะมาในรูปแบบของกระดาษเท่านั้น แต่ในปัจจุบัน การพัฒนาของเทคโนโลยีและอินเตอร์เน็ต ทำให้สามารถแจกจ่ายสลิปเงินเดือนผ่านระบบออนไลน์ได้ ซึ่งทั้งสองรูปแบบก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกันไป และหลายๆ ที่ก็อนุญาตให้พนักงานสามารถเลือกรับสลิปเงินเดือนแบบกระดาษหรือแบบออนไลน์ได้ตามความต้องการ โดยสลิปเงินเดือนถูกจำแนกออกเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้

สลิปคาร์บอน

สลิปเงินเดือนที่ถูกปรินต์ลงบนแผ่นกระดาษคาร์บอน เป็นรูปแบบที่ยังคงใช้อย่างแพร่หลายในองค์กรใหญ่ๆ หรือบริษัทที่ยังคงใช้ระบบหลังบ้านแบบออฟไลน์ โดย slip เงินเดือน แบบคาร์บอนนั้นจะมีความน่าเชื่อถือเป็นพิเศษ เพราะจะมีการปิดผนึกและมีลายน้ำที่ซ่อนข้อมูลด้านในเอาไว้อย่างมิดชิด

ข้อดีของสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอน

• มีความน่าเชื่อถือ : เพราะไม่ใช่การพิมพ์ลงในกระดาษธรรมดา สามารถนำไปใช้ยื่นทำธุรกรรมต่างๆ ได้
• เหมาะกับพนักงานรุ่นเก่า : พนักงานที่อยู่กับบริษัทมานาน หลายๆ คนอาจไม่ได้มีความชำนาญในการเข้าถึงเอกสารต่างๆ ผ่านช่องทางออนไลน์ และชอบที่จะเก็บเอกสารสำคัญในรูปแบบของแผ่นกระดาษที่จับต้องได้มากกว่าไฟล์ดิจิตอล

ข้อเสียของสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอน

• ความยุ่งยากในการเก็บรักษา : เพราะต้องหาพื้นที่ในการจัดเก็บ และหากเก็บไม่ดีก็อาจฉีกขาด เสียหาย หรือสูญหายได้
• พกพาลำบาก : หากต้องใช้เอกสารก็ต้องทำการพกพาไปด้วยทุกที่ และหากสูญหายก็ไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้
• สิ้นเปลืองทรัพยากร : การใช้กระดาษคาร์บอนในทุกๆ เดือน ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่บริษัทต้องแบกรับ และยังเป็นการใช้ทรัพยากรที่ไม่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย
• ยากต่อการค้นหา : หากเทียบกับการค้นหาแบบออนไลน์แล้ว การค้นหาสลิปเงินเดือนย้อนหลังนั้น เป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา และทำได้ค่อนข้างยากลำบากกว่ามาก

สลิปออนไลน์

สลิปเงินเดือนออนไลน์ หรือ e-slip คือสลิปเงินเดือนที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ดิจิตอล สามารถเข้าถึงได้จากทั้งคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน ผ่านอินเตอร์เน็ต

ข้อดีของสลิปเงินเดือนออนไลน์

• เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม : เพราะช่วยลดการใช้กระดาษ ซึ่งทำให้มีจำนวนขยะลดน้อยลง
• เก็บรักษาง่ายกว่า : เพราะข้อมูลทุกอย่างถูกจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลออนไลน์ ทำให้ไม่ต้องหาพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร และยังไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาเอกสารเสียหาย จากความชื้น อากาศ หรือสัตว์กัดแทะอีกด้วย
• ลดต้นทุนให้บริษัท : บริษัทที่สามารถปรับมาใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์ได้อย่างเต็มรูปแบบ สามารถลดต้นทุนในส่วนที่ต้องใช้ไปกับกระดาษและซองจดหมายได้
• ความสะดวกสบายในการเข้าถึงข้อมูล : สามารถดาวน์โหลดและเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ แค่เพียงมีสมาร์ทโฟน หรือคอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ต
• จัดการข้อมูลได้ง่ายกว่า : ปัจจุบันมี HR ซอร์ฟแวร์มากมายที่ช่วยให้การจัดการเรื่องสลิปเงินเดือนพนักงานกลายเป็นเรื่องง่าย ทั้งในแง่ของการจัดเก็บ การค้นหา หรือการเรียกดูข้อมูลย้อนหลัง

ข้อเสียของสลิปเงินเดือนออนไลน์

• ความน่าเชื่อถือน้อยกว่า : การทำธุรกรรมในปัจจุบัน หลายๆ ที่ยังคงต้องการเอกสารประกอบที่เป็นเอกสารจริงอยู่ ทำให้มีความเชื่อถือน้อยกว่าสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอน
• การโจรกรรมข้อมูลไซเบอร์ : เนื่องจากข้อมูลอยู่ในโลกออนไลน์ ย่อมมีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกแฮก หรือถูกขโมยจากผู้ไม่หวังดี
• ต้องมีอุปกรณ์และอินเตอร์เน็ต : ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ หากไม่ได้ทำการดาวน์โหลดข้อมูลเอาไว้ในตัวอุปกรณ์
• ไม่เหมาะกับผู้ใช้บางกลุ่ม : พนักงานที่มีอายุ หรือไม่มีความเชี่ยวชาญในการใช้เครื่องมือออนไลน์ อาจมีปัญหาในการเข้าถึงข้อมูล

• สลิปเงินเดือนของแต่ละองค์กรหรือบริษัทอาจมีรูปร่างหน้าตาที่แตกต่างกันออกไป แต่โดยทั่วไปแล้วก็มักมีข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน โดยข้อมูลที่ต้องมีอยู่บนสลิปเงินเดือน
• ชื่อเอกสารที่บ่งบอกถึงความเป็นสลิปเงินเดือนของพนักงาน
• ข้อมูลของบริษัท เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ หมายเลขติดต่อ ฯลฯ
• ข้อมูลของพนักงาน เช่น ชื่อ-นามสกุลจริง ตำแหน่ง หมายเลขติดต่อ ฯลฯ
• ข้อมูลเกี่ยวกับรอบการชำระเงิน
• ข้อมูล วัน / เดือน / ปี ที่จะทำการจ่ายเงิน
• ข้อมูลที่มาของแหล่งรายได้ ไม่ว่าจะเป็นค่าล่วงเวลา เงินโบนัส หรือค่าคอมมิชชั่น เป็นต้น
• ข้อมูลการหักค่าใช้จ่ายของพนักงาน เช่น ค่าประกันสังคม
• ข้อมูลสรุปรายได้สุทธิของพนักงานในรอบเดือนนั้น

นอกจากจะเป็นเอกสารที่ใช้ระบุรายได้ของพนักงานแล้ว สลิปเงินเดือนยังเป็นเอกสารสำคัญ ที่สามารถใช้ในการขอยื่นทำธุรกรรมทางการเงิน หรือยื่นขอสิทธิต่างๆ โดยสามารถนำไปใช้ได้ในกรณี ดังนี้

ใช้ยื่นขอรายการเดินบัญชี (Statement)

ในการยื่นขอทำธุรกรรมทางการเงิน มักต้องใช้รายการเดินบัญชี หรือสเตทเม้น เพื่อประกอบการดำเนินเอกสาร โดยสลิปเงินเดือน จะเป็นหลักฐานที่ใช้ยืนยันที่มาของรายได้ ทำให้เกิดความน่าเชื่อถือ และช่วยเพิ่มความโปร่งใสให้กับการยื่นขอทำธุรกรรม

ใช้ยื่นสมัครบัตรเครดิต

ในการยื่นขอบัตรเครดิตนั้น ธนาคารต้องทำการประเมินรายได้ของผู้ยื่นเรื่อง เพื่อตัดสินใจว่าจะผ่านเกณฑ์ที่จะขอใช้บัตรหรือไม่ และเมื่อผ่านแล้ว ควรจะอนุมัติวงเงินเท่าไหร่ การมีสลิปเงินเดือนจะช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถเห็นที่มาของรายได้ได้อย่างชัดเจน และเป็นหลักฐานสำคัญที่บ่งบอกว่าผู้ยื่นขอนั้น มีหน้าที่การงานที่มั่นคง สามารถผ่อนชำระหนี้ที่ก่อขึ้นได้ ภายในวงเงินที่อนุมัติ ดังนั้นเมื่อได้สลิปเงินเดือนพนักงานแล้วก็ควรเก็บรักษาเอาไว้ให้ดีด้วย

ใช้ยื่นขอสินเชื่อ

เช่นเดียวกับการยื่นขอบัตรเครดิต ในการยื่นขอสินเชื่อนั้น ธนาคารต้องทำการประเมินรายได้ และที่มาของรายได้ของผู้ยื่นกู้ก่อน ว่ามีความมั่นคง โปร่งใส และสามารถผ่อนชำระวงเงินที่ขอมาได้ตามจริง ซึ่งสลิปเงินเดือน ก็คือหนึ่งในเอกสารหลัก ที่จะถูกนำไปพิจารณาการอนุมัติวงเงินกู้นั่นเอง

ใช้ยื่นขอรีไฟแนนซ์

ผู้ที่ต้องการลดภาระในการผ่อนชำระหนี้สิน อาจตัดสินใจยื่นขอรีไฟแนนซ์ ซึ่งหนึ่งในเอกสารสำคัญที่ทางธนาคาร หรือทางสถาบันการเงินจะต้องขอใช้ในการดำเนินการก็คือ สลิปเงินเดือนพนักงานนั่นเอง เพราะการยื่นขอรีไฟแนนซ์ ก็เป็นการทำธุรกรรมทางการเงิน เช่นเดียวกับการยื่นขอสินเชื่อหรือบัตรเครดิต ดังนั้นจึงต้องมีการประเมินรายได้ของผู้ยื่นขอรีไฟแนนซ์ ไม่ต่างจากการทำธุรกรรมทางการเงินแบบอื่นๆ

ใช้ยื่นประกอบการจ่ายภาษี

หน้าที่ในการยื่นเสียภาษี คือหน้าที่ของผู้มีรายได้ทุกคน โดยในการยื่นเสียภาษีประจำปีนั้น อาจมีกรณีที่ทางสรรพากรขอเรียกดูเอกสารเพิ่มเติม เพื่อตรวจสอบเส้นทางรายได้ของแต่ละบุคคล ดังนั้น การมีสลิปเงินเดือน จึงเป็นเรื่องสำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่จะช่วยชี้แจงถึงที่มาของรายได้ได้เป็นอย่างดี

ใช้สมัครงาน

ในการยื่นสมัครงาน หนึ่งในคำถามที่ทุกคนต้องเจอก็คือจำนวนเงินเดือนที่ต้องการ ซึ่งหากมีสลิปเงินเดือนจากที่ทำงานเก่าแล้ว ก็จะช่วยให้สามารถต่อรองเงินเดือนได้ง่ายขึ้น เพราะจะช่วยให้ทางบริษัทใหม่เห็นถึงเงินเดือนเดิมที่ผู้สมัครเคยได้รับจริง ทำให้โอกาสในการขอเงินเดือนที่สูงกว่าเดิมนั้น มีมากขึ้นด้วยเช่นกัน

โดยปกติแล้ว บริษัทส่วนใหญ่จะมีแผนกทรัพยากรบุคคลหรือ แผนก HR ที่มีความรับผิดชอบในการแจกจ่าย สลิปเงินเดือนให้กับพนักงานในบริษัทเป็นประจำทุกเดือน ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของกระดาษคาร์บอนหรือแบบออนไลน์ก็ตาม ดังนั้นหากต้องการสลิปเงินเดือน ก็สามารถที่จะติดต่อไปยังแผนกบุคคลได้โดยตรง ทั้งนี้ในกรณีที่บริษัทไม่ได้มีการแบ่งแยกแผนกอย่างชัดเจน ก็สามารถที่จะขอสลิปเงินเดือนพนักงานผ่านเจ้านายหรือหัวหน้างานได้เช่นกัน

สลิปเงินเดือนเป็นของใกล้ตัวมนุษย์เงินเดือนทุกคน จนหลายคนอาจลืมไปแล้วว่า มันเป็นเอกสารสำคัญที่สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการยื่นขอธุรกรรมทางการเงินรูปแบบต่างๆ ได้ นอกจากนี้ยังเป็นเอกสารที่ใช้บ่งบอกที่มาของรายได้ส่วนบุคคล ซึ่งช่วยเพิ่มความโปร่งใสในกรณีที่ถูกขอตรวจสอบจากกรมสรรพากร และยังช่วยให้สามารถต่อรองเงินเดือนในที่ทำงานใหม่ได้อีกด้วย จะเห็นได้ว่าสลิปเงินเดือนพนักงานนั้นมีประโยชน์มากมายและเป็นเอกสารสำคัญที่ควรจัดเก็บไว้ให้ดี K BIZ หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้ทุกคนมีความรู้เกี่ยวกับ slip เงินเดือนมากยิ่งขึ้น และสามารถนำสลิปเงินเดือนไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ และสำหรับผู้ประกอบการหรือบริษัทมีปัญหาเกี่ยวกับการทำธุรกรรมทางการเงิน สามารถให้ K BIZ เป็นผู้ช่วยในการจัดการธุรกรรมทางการเงินผ่าน Online Banking Platform บริการโอนเงินออนไลน์ สะดวกง่ายที่ทุกธุรกิจต้องมี