ใบกำกับภาษีคืออะไร มีกี่ประเภท มีอะไรบนใบกำกับภาษีบ้าง

ใบกํากับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารสำคัญที่ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการที่ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือจดทะเบียน VAT (Value added tax) ต้องมีการจัดทำใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าและบริการ ซึ่งใบกํากับภาษีนี้จัดทำขึ้น เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้า บริการ และแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการเรียกเก็บเพิ่มจากผู้ซื้อในการขายสินค้า หรือให้บริการแต่ละครั้ง โดยมักจัดทำทันทีหลังมีการซื้อขายเกิดขึ้น เว้นแต่ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการได้ทำการขายให้กับผู้ซื้อสินค้ารายใดรายหนึ่งเป็นจำนวนหลายครั้งภายในหนึ่งวันทำการ ผู้ขายหรือผู้ให้บริการสามารถรวบรวมและจัดทำใบกํากับภาษีในครั้งเดียวให้แก่ผู้ซื้อสินค้า หรือบริการรายนั้นๆ ได้

ปัจจุบันกรมสรรพากรมีการสนับสนุนให้จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับธุรกรรมพาณิชย์ หรือ e-commerce เนื่องจากเทคโนโลยที่ก้าวหน้าทำให้ผู้คนเริ่มที่จะทำธุรกรรมต่างๆ ในรูปแบบออนไลน์มากขึ้น โดยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice เป็นเอกสารสำคัญของกรมสรรพากรที่กำหนดให้ผู้ซื้อ หรือผู้ให้บริการจัดทำใบกำกับภาษีขึ้น เพื่อให้เป็นหลักฐานในการขายสินค้า และให้บริการเมื่อมีการชำระเงินทุกครั้ง อีกทั้งยังใช้เป็นหลักฐานแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ทางผู้ขาย หรือผู้ให้บริการคิดคำนวณได้จากมูลค่าของสินค้า หรือบริการนั้นๆ พร้อมกับต้องส่งมอบต้นฉบับใบรับ/ใบกำกับภาษีนั้นให้กับผู้ซื้อสินค้า หรือรับบริการด้วย โดยใบกํากับภาษีนั้นจะอยู่ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้า ไม่ต้องจัดทำในรูปแบบของกระดาษอีกต่อไป และเพื่อให้ไฟล์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้ถูกต้องตามกฎหมาย ผู้ขายหรือผู้ให้บริการจะต้องทำการขออนุญาตจากอธิบดีกรมสรรพากรก่อนเท่านั้น จึงจะมีสิทธิ์ออกใบกํากับภาษีเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ให้กับทางลูกค้าได้ ซึ่งการหันมาใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แทนใบกํากับภาษีแบบกระดาษ มีข้อแตกต่าง และข้อดีหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุนของผู้ประกอบการที่ต้องออกใบกํากับภาษีแบบกระดาษ ค่าจัดเก็บ ค่าส่งเอกสาร ทั้งความเสี่ยงที่เอกสารจะชำรุด หรือส่งผิดด้วย เพราะการส่งแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์สามารถส่งได้ทุกที่ทุกเวลา เก็บรักษาได้อย่างปลอดภัย ค้นหาเอกสารง่าย สามารถประหยัดเวลา และทรัพยากรได้มากกว่าด้วย โดยปัจจุบันประเทศไทยมีระบบในการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อยู่ 2 ประเภท ดังนี้

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

• ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะประกอบด้วยรายการต่างๆ ครบถ้วนเหมือนใบกํากับภาษีแบบกระดาษ เช่น
  • มีคำว่า ใบกํากับภาษี /ใบเสร็จรับเงิน อย่างเห็นได้ชัด
  • ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายสินค้า หรือผู้ให้บริการจดทะเบียนที่ออกใบกํากับภาษี
• ผู้ขายสินค้า หรือให้บริการสามารถทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ XML File หรือในรูปแบบอื่นๆ ได้ เช่น PDF, Word, Excel
• เมื่อส่งมอบให้กับลูกค้า หรือผู้รับบริการ หลังจากทำการซื้อขายด้วยวิธีการอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีการลงมือชื่อดิจิทัลด้วยทุกครั้ง
• ลูกค้าหรือผู้รับบริการต้องตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารหลังจากได้รับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บรักษาข้อมูลตามที่กฎหมายกำหนด

ระบบ e-Tax Invoice by email

• ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะประกอบด้วยรายการต่างๆ ครบถ้วนเหมือนใบกํากับภาษีแบบกระดาษ เช่น
  • ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าและบริการ
  • จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผ่านการคำนวณจากมูลค่าของสินค้าและบริการเรียบร้อยแล้ว โดยแยกออกจากมูลค่าของสินค้า และบริการอย่างชัดเจน
• ระบบนี้จะรองรับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมลสำหรับผู้ขายสินค้าหรือให้บริการขนาดเล็กเท่านั้น
• ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ได้
• เมื่อผู้ขายสินค้า หรือผู้ให้บริการจัดทำใบกํากับภาษีให้อยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แล้ว ต้องแนบไฟล์ทางอีเมลเพื่อเตรียมจัดส่ง โดยต้องทำสำเนา (cc) ไปยังระบบ e-Tax Invoice by email เพื่อรับรองเวลา หลังจากนั้นระบบจะส่งกลับไปยังอีเมลของผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการ

การจะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มนั้นต้องดูที่รายได้ต่อปีเป็นหลัก ทั้งในรูปแบบของบุคคลธรรมดา และนิติบุคคล หากประกอบกิจการที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี จะต้องทำการยื่นคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากรภายใน 30 วัน นับจากวันที่มีรายได้เกินจำนวนดังกล่าว

ในการขายสินค้า หรือบริการ ผู้ประกอบการจะต้องมีการออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้าทุกครั้ง กรณีของการขายสินค้าจะต้องทำการออกใบกำกับภาษีทันทีที่สินค้าถึงมือลูกค้า ในส่วนของการให้บริการจะต้องทำการออกใบกำกับภาษีแก่ลูกค้าหลังจากได้รับการชำระค่าบริการเรียบร้อยแล้ว ซึ่งการขายสินค้า และให้บริการจะมีข้อแตกต่างเพียงเล็กน้อยในการออกใบกำกับภาษี

ปัจจุบันกรมสรรพากรได้แบ่งใบกำกับภาษีออกเป็น 7 ประเภท ดังนี้

1. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
2. ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ
3. ใบเพิ่มหนี้
4. ใบลดหนี้
5. ใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาด
6. ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากรที่ออกให้สำหรับการชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม
7. ใบเสร็จรับเงินของกรมศุลกากร หรือกรมสรรพสามิตออกให้ในการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม

ซึ่งบทความนี้จะพาทุกคนมารู้จักกับใบกำกับภาษี 2 ประเภทหลักๆ ดังนี้

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ คือ เอกสารหลักฐานการขายสินค้า หรือบริการรูปแบบหนึ่งที่ทางเจ้าของกิจการเรียกเก็บภาษีเพิ่มจากลูกค้ารายย่อย โดยกิจการค้าปลีก ผู้ประกอบการจะต้องมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อเป็นหลักฐานแสดงข้อมูลสินค้า หรือบริการในแต่ละครั้ง ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นธุรกิจที่ขายสินค้า หรือบริการแก่ลูกค้าโดยตรง และลูกค้านำไปใช้เอง เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก หากแต่บางธุรกิจจำพวกนี้สามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้เลยโดยที่ไม่ต้องขออนุมัติกับทางกรมสรรพากร อย่างธุรกิจร้านอาหาร โรงหนัง สถานบริการต่างๆ ห้างสรรพสินค้า ร้านยา เป็นต้น

ใบกำกับภาษีอย่างย่อประกอบด้วยอะไรบ้าง

ใบกำกับภาษีอย่างย่อแต่ละร้านอาจจะไม่เหมือนกัน ทั้งหน้าตา ขนาด ข้อมูลในเอกสาร ซึ่งเป็นใบที่ทำให้ลูกค้ารู้ว่าใช้จ่ายไปกับอะไร ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บไปเท่าไรด้วย หากโดยรวมมี 7 รายการตามนี้ ถือว่าใช้ได้

1. คำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ”
2. ชื่อและเลข 13 หลักของผู้ที่ทำการออกใบกำกับภาษี
3. เลขที่ใบกำกับภาษีอย่างย่อชัดเจน
4. วันที่ทำการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ
5. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ สามารถออกเป็นรหัสได้
6. ราคาสินค้าหรือบริการที่รวม VAT แล้วชัดเจน
7. ข้อความสำคัญอื่นๆ ตามที่สรรพากรได้กำหนดไว้

ใบกำกับภาษีอย่างย่อต้องออกด้วยเครื่องบันทึกเงินไหม

ใบกำกับภาษีอย่างย่อไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องเก็บเงินก็ออกได้ ด้วยความที่ไม่เคร่งมาก ลูกค้าไม่สามารถนำใบกำกับภาษีอย่างย่อไปใช้เป็นภาษีซื้อ เพราะเหมือนเป็นใบรายการแสดงราคาที่เสียไปเฉยๆ สามารถหารูปแบบเอกสารได้ทั่วไปแล้วนำมาใช้เขียนเป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อได้เลย หากอยากใช้เครื่องเก็บเงินในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อจะต้องไปยื่นคำขอใช้เครื่องที่ขึ้นทะเบียนกับกรมสรรพากร ซึ่งแต่ละธุรกิจจะมีเงื่อนไขตามที่สรรพากรกำหนดไว้แตกต่างกัน

ใบกำกับภาษีแบบเต็ม

ใบกํากับภาษีแบบเต็ม คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานของผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบให้กับลูกค้าทุกครั้งเมื่อมีการร้องขอ ซึ่งลูกค้าสามารถนำใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบไปใช้เป็นภาษีซื้อได้ หากลูกค้าไม่มีการขอโดยส่วนมากมักจะได้ใบกำกับภาษีแบบย่อกลับไปเท่านั้น ในเอกสารนั้นจะมีรายละเอียดสำคัญที่ครบถ้วนซึ่งรายการและการจัดทำ มีดังนี้

คำว่า ใบกำกับภาษี

คำว่า ใบกำกับภาษี เป็นข้อความทีต้องระบุไว้ในเอกสารให้เด่นชัด เนื่องจากเป็นเงื่อนไขที่มีในกฎหมาย หากต้องการทำเอกสารใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบร่วมกับเอกสารทางการค้าอื่นที่มีหลายฉบับในชุดเดียว ต้องมีคำว่า “เอกสารออกเป็นชุด” แสดงในใบกำกับภาษีและสำเนาใบกำกับภาษีอย่างชัดเจน หากออกสำเนาต้องมีคำว่า “สำเนาใบกำกับภาษี” บนสำเนาให้ชัดเจนเช่นกัน

ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร

ชื่อผู้ออกใบกำกับภาษี คือ ชื่อผู้ประกอบการ หรือชื่อสถานประกอบการตามที่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยจะใช้ชื่อย่อไม่ได้ ยกเว้นว่าผู้ออกใบ หรือผู้รับใบกำกับภาษีเป็นนิติบุคคลสามารถใช้คำย่อบอกสถานะได้ เช่น หจก. แทน ห้างหุ้นส่วนจำกัด ส่วนที่อยู่ของผู้ออกใบกำกับภาษี หมายถึง ที่ตั้งของสถานประกอบการที่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หากมีสถานประกอบการหลายแห่งต้องเขียนระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่ หรือสาขาไว้ในใบกำกับภาษีด้วย สุดท้าย เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร อาจมีการใช้เลขที่แตกต่างออกไปในแต่ละกรณี หากเป็นบุคคลธรรมดาจะใช้เลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก นิติบุคคลใช้เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก และหากไม่ใช่ทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล จะต้องใช้เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักที่กรมสรรพากรออกให้

ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

ชื่อที่เขียนลงไป คือ ชื่อ-สกุล ของผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการ ตามมาด้วยที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการ และสุดท้าย คือ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อ ในกรณีที่เป็นบุคคลธรรมดาสามารถใช้เลขประจำตัวประชาชนได้ แต่ถ้าไม่สะดวกให้เลขประจำตัวประชาชน ก็สามารถใส่เพียงแค่ชื่อ-สกุล และที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการได้

หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีและหมายเลขของเล่ม

ใบกำกับภาษีแบบเต็มจะต้องมีหมายเลขลำดับด้วย หากไม่มีจะเอาไปใช้คำนวณภาษีซื้อไม่ได้

ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ

ระบุเฉพาะชื่อ ชนิด ประเภท และปริมาณของสินค้า หรือบริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มในใบกํากับภาษี ยกเว้นที่จำเป็นต้องระบุชื่อ ชนิด ประเภทของสินค้า หรือบริการที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยต้องแยกรายการ หรือทำเครื่องหมายแสดงให้เห็นชัดเจน

จํานวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คํานวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ

ระบุจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณแล้ว แยกออกจากมูลค่าของสินค้า หรือของบริการให้ชัดเจนในใบกํากับภาษี

วัน เดือน ปี ที่ออกใบกํากับภาษี

รายการที่เป็นสาระสําคัญที่ประมวลรัษฎากรกําหนดให้ต้องมีในใบกํากับภาษีอย่างวัน เดือน ปีที่ทำการออกใบกํากับภาษี เป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นถึงวันที่มีการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น เมื่อมีการส่งมอบสินค้า หรือลูกค้าได้ใช้บริการ และมีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ซึ่งชื่อเดือนสามารถใช้ตัวเลขในการระบุก็ได้ รวมไปถึงสามารถใช้ พ.ศ. หรือ ค.ศ. ในการเขียน วัน เดือน ปี ที่ออกใบกํากับภาษีได้เช่นกัน

การจัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็ม

ในการทำจัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็ม รายการที่เขียนสามารถใช้ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษในฉบับเดียวกันได้ หากเป็นภาษาอื่นต้องขออนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากร และใช้หน่วยเงินตราไทย โดยเขียนตัวเลขไทย หรือตัวเลขอารบิคก็ได้ หากเป็นหน่วยเงินตราต่างประเทศต้องทำการขอจากอธิบดีกรมสรรพากรก่อนเช่นกัน อีกทั้งในใบกำกับภาษีหนึ่งใบ สามารถจัดทำรวมกันสำหรับการขายสินค้า หรือบริการหลายอย่างได้ โดยสิ่งที่ควรทำในใบกำกับภาษีแบบเต็ม คือ ต้องมีรายการทุกอย่างครบถ้วน และสิ่งที่ไม่สมควรทำ คือ การใช้หมึกปากกาเขียนตกแต่ง ต่อเติม แก้ไข หรือมีการขีดฆ่า ขูด หรือแม้กระทั่งการลบด้วยยางลบก็ตาม

ใบกํากับภาษี คือ เอกสารหลักฐานสำคัญที่ผู้ขายสินค้า หรือผู้ให้บริการที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องออกใบกํากับภาษีให้กับลูกค้าทุกครั้งที่มีการซื้อขายสินค้า และบริการ โดยเป็นเอกสารที่แสดงถึงมูลค่าสินค้า หรือบริการ รวมไปถึงจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ขายได้จดทะเบียนทำการเก็บเพิ่มเติมจากผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการในทุกครั้งที่เกิดการซื้อขายสินค้า หรือบริการ ซึ่งใบกํากับภาษีมีอยู่ 2 ประเภทหลักด้วยกัน คือ ใบกํากับภาษีแบบย่อ ที่ผู้ขายจะต้องออกให้ลูกค้าเสมอเมื่อมีการซื้อขายเกิดขึ้น และใบกํากับภาษีแบบเต็มที่มีรายละเอียดสำคัญครบถ้วน และออกเมื่อลูกค้าแจ้งความต้องการเท่านั้น

สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการผู้ช่วยในการจัดการด้านภาษี ทาง K BIZ จากธนาคารกสิกรไทย ได้มีบริการทางการเงินแบบออนไลน์ที่จะช่วยให้การจัดการเงินง่ายขึ้นในทุกธุรกิจ สะดวก สบาย และมั่นใจได้ถึงความปลอดภัยในการใช้บริการ